如今，信息技术已进入快速发展的时代，尤其是计算机网络技术的发展。管理信息系统已被社会各职能部门和机构广泛使用。文件管理系统需要首先对文件进行数字化，这是将纸质文件转换为电子信息并将其存储在服务器中。文件数字化后，信息可以上传到系统服务器。查询文件时，系统将直接从服务器检索文件信息，从而实现了办公自动化。此文来详细说明档案管理系统为什么可以实现自动化办公？

一：文件资料管理

该系统可以完成文件目录的编辑，数据的输入和输出以及纸张数据的数字化。文件的收集，评估，归档和分类是档案管理的重要组成部分。

二：文件审阅

该系统可以实现文件审阅功能，包括人员调动，晋升等。管理是通过软件实现的，从而节省了很多原始的繁琐工作并简化了流程。

三：档案在线阅览系统

通过许可文档阅览应用程序的在线阅览，基于系统的专用资源网络实现了在线文档阅览功能，并且在系统内实现了本地和远程文档阅览和文档阅览功能。在安全性方面，系统可以根据日期，时间和长期有效性等各种方法完成文件许可证的文件审查过程，并执行详细的日志记录。信息经过加密，以使系统运行更安全。

四：备份系统

为了确保系统数据的安全性，它提供了定期备份和手动备份功能。备份内容包括文件管理数据和数字资料数据。系统备份由文件管理器执行。它可以每周备份一次，也可以随时手动备份。备份数据可以通过移动硬盘，录像机等存储。